אם אתם קוראים את הכתבה הזו אז סביר להניח שאתם אלו שמארגנים את האירוע המדובר. כשכל העבודה הקשה כבר מאחוריכם כל מה שנותר הוא להגיד לכולם להגיע ולהיות בטוחים שרובם הגדול אכן יעשה זאת. אך מעבר לנושאים ולאורחים החשובים, הכול מתחיל ונגמרה בהזמנה.
שוברים את הראש על עיצוב הזמנה לאירוע? יש לנו חדשות מצוינות עבורכם – אין גבול לאפשרויות העיצוב של ההזמנה. עיצוב בכלל ועיצוב הזמנות בפרט לא טומן בחובו חוקים ברורים כאלו של "עשה ואל תעשה", בעצם אין חוקים בכלל! אל תפחדו לתת למעצב שלכם בחברה או למעצב שבחרתם את היד החופשית לעשות מה שבא להם.
למרות זאת וכדי לעשות לכם קצת סדר, ריכזנו עבורכם כמה כללי אצבע שיעזרו לכם בעיצוב ההזמנה:
1. קריאייטיב בכותרת! הכותרת מושכת את העין, נצלו זאת
2. אל תשכחו להוסיף תאריך ולוחות זמנים (לא חובה קריאייטיב)
3. שמרו על פונט אחיד או עד שני פונטים תואמים (ארט קריאייטיב)
4. צבע ועוד קצת צבע בשביל הנושאים החשובים (עוד ארט קריאייטיב)
5. לכל אירוע יש סיבה או נושא, הדגישו את זה! חוגגים את הרבעון המוצלח? תנו ביטוי לתחושה הטובה
כמובן שאם האירוע הוא עסקי באופיו אין צורך בהזמנה שכולה FUN. אך אם מדובר באירוע רשמי פחות, חשוב להכין מראש את המוזמנים לכך, כדי שיגיעו בוייב המתאים.
כמארגני האירוע, אינכם צריכים להסתמך על ההזמנות בלבד שבזכותן יגיעו אנשים, אלא לפרסם את האירוע בכמה פלטפורמות המתאימות לקהל היעד ולמהות האירוע שאתם מארגנים. כיום, אם האירוע שלנו לא מפורסם בכמה אמצעי מדיה, אין סיכוי לקבל הכרה ואמון בטיב האירוע. אדם המקבל הזמנה למקום מסוים, נכנס לקרוא עליו קצת בגוגל וכך על החברה המארגנת. לכן על מארגני האירוע להיות מוכנים לכך עם אתר ייעודי ו/או תוכן איכותי להצגת פני החברה והאירוע.
פלטפורמות מתאימות היכולות לתמוך בהזמנה/אירוע הן:
- פייסבוק – ניתן לפתוח דף ייעודי לאירוע (איוונט) עם סרטונים קשורים, הוראות הגעה ותמונות של ההכנות המקדימות, בזמן האירוע ותמונות נוספות שיעלו בהמשך.
- ריבוע QR המפנה בסריקה דרך המכשיר הסלולארי לאפליקציית WAZE לדוגמה, הריבוע מודפס על גבי ההזמנה. להלן לינק לאתר שבאמצעותו ניתן לייצר אחד במהירות ובפשטות http://www.qr-code-generator.com/
- שליחת ההזמנה ב- SMS או אם קיימת רשימת תפוצה אז גם באפליקציית WHATSAPP בה ניתן גם לשלוח תמונה.